Hur Barcelona och Philadelphia vänder upp och ner på upphandlingen

Nya idéer är sällsynta i den stabila världen av statliga entreprenader. Men i Barcelona har stadskontrakt värda så lite som € 60,000 XNUMX entreprenörer surrande — och städer runt om i världen tittar på för att se vem som vinner dem.

Det beror på att de affärer som är ute på upphandling skiljer sig från allt som Barcelona, ​​eller nästan någon annan stad, har gjort tidigare. Barcelona söker affärspartners för att hjälpa till att avvärja cykeltjuvar, upptäcka gropar och lösa flera andra problem i stadslivet . Längs vägen vänder staden upp och ner på många av de vanliga reglerna för offentlig upphandling.

Vanligtvis när städer köper varor eller tjänster stavar de i strikt detalj exakt vad det är de vill köpa. Men den specificitetsnivån kväver innovation, eftersom den hämmar uppfinningsrikedomen hos företag som kan bjuda på arbetet. Det begränsar också poolen av anbudsgivare till etablerade företag som är bekanta med den typ av lösning som anbudet efterfrågar.

Barcelonas mindre proskriptiva inställning vänder det gamla systemet på huvudet. Istället för att lägga ut exakt vad man vill köpa (säg cykelskåp), lägger Barcelona upp sex problem man vill åtgärda (som att minska cykelstölder). Svar kan innebära att köpa saker, men de kan också föreslå nya tjänster, regeländringar eller andra sätt att uppnå målet. Alla runt om i världen med en kreativ idé, inklusive nystartade företag eller till och med privatpersoner, har chansen på ett kontrakt och all marknadslegitimitet som följer med det. Vinnande budgivare får också ledigt utrymme för att starta sin verksamhet.

Ingenjören bakom denna process är Sascha Haselmayer, medgrundare av konsultföretaget Citymart, som nyligen var värd för ett stort möte om innovationsgenerering inom offentlig sektor i London. Citymart har drivit dussintals liknande "utmaningsprogram" runt om i världen, där städer försöker väcka entreprenöriell energi kring att lösa stadsproblem. Men Barcelona Open Challenge är den mest direkta tävlingen som syftar till att skapa en alternativ väg till normala upphandlingsprocesser. Priserna här är inte små kontantpriser eller en klapp på axeln, utan sex faktiska stadskontrakt.

"Stadsregeringar måste ta sig ur upphandling genom att specificera den lösning de vill ha", säger Haselmayer. †De kan omöjligt ha tillräckligt med kunskap för att göra det bra. Vad de bör göra är att specificera det problem de vill lösa och visa mått på hur framgång ser ut. Och låt sedan marknaden inspirera dem att hitta de bästa lösningarna.â€

Modellen sprider sig

Barcelona är inte den enda staden som börjar tänka så här. Det finns en växande känsla i både Europa och USA att hackathon, apputmaningar och andra nya ansträngningar för att väcka innovation i städer inte räcker. Om städer verkligen vill injicera sina byråkratier med nya idéer för att lösa problem, måste de ompröva hur de köper saker.

Detta gäller särskilt när det gäller teknik och programvara. På Code for America, en organisation med rötter i "civic hacking"-rörelsen, har reformen av stadens upphandling blivit en viktig punkt på agendan . "Problemet med apputmaningar är att något man bygger på en dag kan vara fantastiskt", säger Lane Becker, chef för produkter och startups. "Men hur får man det integrerat i den samhällsstrukturen? Hur gör man det användbart till den grad att det används av människor dag ut och dag in så att det förändrar hur staden fungerar?"

Philadelphia är en stad som sticker ut i sökandet efter ett svar. Förra året vann Philadelphia 1 miljon dollar genom Bloomberg Philanthropies Mayors Challenge för att skapa en väg för nya aktörer att anbuda på stadsarbete. Resultatet är en ny typ av "affärsaccelerator"-program som heter FastFWD.

Philadelphia valde att först fokusera på allmän säkerhet. Stadens partners på Wharton Social Impact Initiative analyserade den marknadssektorn för olika områden som verkade mogna för innovation, såsom återinträde av fångar, grannskapsövervakning och behandling av drogmissbruk. Staden utfärdade sedan en öppen inbjudan till entreprenörer att komma med lösningar. Omkring 82 ansökningar strömmade in från hela världen.

Tio sökande valdes ut för att genomgå ett 12-veckors program som syftar till att förfina dessa idéer. Story Bellows, som driver FastFWD för Philadelphia, säger att hon inte bara letade efter de "bästa" idéerna utan efter en mångfaldig grupp entreprenörer vars varierande bakgrund inom teknik, marknadsföring eller finans skulle komplettera varandra. När gruppen gick igenom en veckovis kursplan som drevs av Philadelphia-baserade GoodCompany Ventures , gav de också öppen feedback på varandras affärsmodeller.

†Vi ville ha människor som skulle kunna coachas, säger Bellows. †De var företag och personer inom företag som hade mer än en skiss på en servett. De hade slutat sina dagliga jobb och åtagit sig att få företaget att gå framåt. Men de var inte vid en punkt där de hade mer än 1 miljon dollar i intäkter och inte vid en punkt där de inte kunde svänga eller ändra sin idé.â€

Varje företag fick ett stipendium på 10 000 dollar för det 12 veckor långa programmet. Men det viktigaste som företagen fick ut av programmet var tillgången till stadens tjänstemän. Detta hjälpte företagen att skräddarsy sina idéer utifrån stadens specifika behov. Till exempel fick ett företag som heter Jail Education Solutions , som arbetar med ett surfplattebaserat utbildnings- och färdighetsträningssystem för fångar, ett viktigt möte med Philadelphias fängelsechef Luis Giorla.

”Det är han och hans nyckelpersoner, inklusive IT- chefen , alla de viktigaste beslutsfattarna när det gäller att integrera en teknik som vår”, säger Brian Hill, företagets medgrundare. ”De fick ge feedback, ställa frågor till oss, låta oss svara på dem och börja känna oss bekväma med tekniken. Och de gav oss också tips på saker att arbeta med som skulle hjälpa dem att må bättre. Det mötet var det viktigaste för oss.”

Den första omgången av FastFWD avslutades i maj. Sju av de tio företagen tävlade om en andel på 100,000 30,000 $ för att testa sina raffinerade idéer. Tre valdes ut och kommer att få verkliga stadskontrakt värda $35,000 XNUMX till $XNUMX XNUMX. Hills företag var ett av dem.

Ett annat var Textizen , en startup som hade börjat med ett helt annat slags uppdrag, som syftade till att använda textmeddelanden för att engagera medborgare kring planeringsfrågor.

”När jag först såg utlysningarna tänkte jag ’vi jobbar inte med offentlig säkerhet’”, säger Michelle Lee, Textizens medgrundare och chef för VD. Men en vän övertygade henne om att en sms-plattform kunde vara värdefull för handläggare som arbetar med att koppla samman personer som kommer ut ur fängelset med jobb- och utbildningsmöjligheter. ”Vi utvecklade det verkligen under acceleratorn”, säger Lee. ”Vi bröt ner idén och satte ihop den igen.”

Häpnadsväckande globalt intresse

En viktig del av programmen i Philadelphia, Barcelona och ett liknande " entrepreneur-in-residence" -program i San Francisco är att utöka den globala poolen av företag som är intresserade av att göra affärer med lokala myndigheter. Upphandling är ett insiderspel. Det finns så mycket byråkrati att skära igenom – och lokala kontakter som behövs – att de flesta småföretag och startups anser att det inte är värt deras tid.

Barcelona gjorde allt för att attrahera startups och enskilda entreprenörer som vanligtvis inte är kopplade till upphandling. Till att börja med identifierade och kontaktade Citymart cirka 1 200 organisationer runt om i världen som kunde ha idéer om hur man skulle lösa Barcelonas sex problem. Staden använde också reklam och marknadsföring på sociala medier för att förmedla idén att Open Challenge verkligen är öppen för alla.

Det fungerade tydligen. Tre veckor efter att upphandlingen publicerades online säger Haselmayer att den hade visats 50 000 gånger – ungefär sju gånger fler än vad som är typiskt för en av Citymarts utmaningar. En kvinna twittrade en frukostbild på sitt kaffe, rostat bröd och offerten och skröt om att hon hade börjat arbeta. ”Hon börjar sin lördagsmorgon med att drömma om hur man ska lösa dessa problem”, säger Haselmayer. ”Plötsligt har upphandlingen gått från något helt hemskt till något som folk kan tänka sig att delta i.”

Det är Brian Hills intryck av hur saker och ting skakade ut i Philadelphia också. Jail Education Solutions är baserat i Chicago och hade inga tidigare Philadelphia-kopplingar. Det kostade inga poäng, vilket är ganska ovanligt.

”Tänk på offertförfrågningar och vem som får dem – det är de lokala killarna, för de känner rätt personer, och det är så det fungerar”, säger Hill. ”Det finns alla dessa maktfördelningar som i teorin ska ge alla lika ställning. Men i verkligheten finns det betydande inträdeshinder som slår ut de små killarna, startups och innovatörer. Och istället går kontrakten till de personer med det längsta anseendet.”

Ser framåt

Philadelphia går nu vidare till sin andra omgång av FastFWD på 100 000 dollar – ansökningar om idéer som främjar "samhällsstabilitet" ska vara inlämnade senast den 1 augusti . Barcelona kommer att tillkännage finalisterna i var och en av sina sex utmaningar i slutet av juli och avgöra vem som får kontrakt i september eller oktober. Totalt 1 miljon euro ligger på bordet där.

En stor fråga framöver är om dessa experiment någonsin kommer att leda till en stor förändring i hur städer gör affärer. Eller kommer de helt enkelt att förbli som hoppfulla men små försök i periferin av en enorm mängd stadsutgifter?

Hill säger att han inte förväntar sig några större förändringar i det underliggande landskapet. †Du kommer inte att använda den här modellen för att skaffa ditt stora internettjänstkontrakt, säger han. †Stora företag är de som är bäst lämpade att göra det. Där du vill använda den här spaken är när du har stagnerande industrier och du säger, hur kan vi göra saker annorlunda i det här utrymmet? Det är där man inte vill att det gamla gardet ska tänka på nya saker. De är i sämst läge att göra det. Det är där du vill ha nya, unga, smarta idéer.â€

Koden för America's Lane Becker är mer hoppfull. Han tror att experiment som de i Barcelona och Philadelphia är exakt hur mer grundläggande förändringar kan slå rot. "Jag kommer från en startup-miljö, där hela inställningen till förändring är små och iterativa steg som bygger ovanpå varandra, inte kommer in från toppen och gör något hierarkiskt," säger Becker. "En av de centrala sakerna vi tror här är att det är så man påverkar förändringar inom regeringen, så när man ser små team som arbetar med det här ser jag inte det som negativt. Jag ser det som positivt. Det ger dem utrymme att experimentera.â€

Bellows säger att för att den nya upphandlingsmodellen ska bli framgångsrik måste den flytta ut från borgmästarens kontor, där hon arbetar, och få ett bredare stöd över alla departement och sektioner av regeringen. "Vi börjar samtalen om var det är vettigt att ett sådant här initiativ ska leva vidare bortom Bloomberg-anslaget och bortom denna administration," säger Bellows. †Att ha det på borgmästarens kontor är inte meningsfullt för långsiktig hållbarhet.â€

Bellows säger att idén som har störst potential att i grunden påverka verksamheten är samma koncept som Barcelona driver: Att göra regeringen mindre proskriptiv när det gäller vad den köper och mer öppen för de idéer som ingen visste fanns där ute. "Om vi ​​tänker på inköp som mindre på att köpa lösningar och mer på att lösa problem, tror jag att vi kan öppna oss för en mängd olika innovationer," säger Bellows. †Och vi har ingen aning om vad det kan vara.â€